どうも、好きな食べ物はオムライス、覆面パンダです。
突然ですが、皆さんは仕事が早い人ですか？？
この社会で働いている上で、避けられないもの、それが仕事。
会社に属している人も個人で事業されている方の中には
「仕事のスピードを早くしたい！」
って思うことはあるはずです。
仕事が早いことは、多くの業務をこなすうえで欠かせないことですので、総じて周りの評価も高く、仕事ができる人の条件にもよく挙げられます。
仕事が早いと上司や、お客さんには喜ばれるし、いろんなことに手が回って、周りの人の役にも立てます。
また、仕事が早い人は、おのずと仕事を早く終わらせることにもつながり、平均して残業せず退社時間も早いです。
確かに僕の職場の人も仕事が早い人は業務を色々と抱えているのにも関わらず、早く帰っているひとが多いです。
ちなみに僕は結構仕事は遅いです。
急なトラブル対応や期限内に終わらせるために、そうじて、会社を出る時間も遅めだったりするんですね。
なので・・・帰る時間があんまり遅いと、家で料理を作って待ってくれている
愛する嫁パンダにぶん殴られるを悲しませてしまう。
それではいけない！！！！
ビジネスパンダ
と覆面パンダ、一念発起しました。
ってなわけで、今回は一ヵ月で仕事のスピードを2倍にしようと試みた僕の8つの方法をご紹介します！！！
ちなみに2倍にはなりませんでしたが、毎日の退社時間は１～２時間くらい縮められたかと思います。
仕事の早い人になりたい！早く仕事を終わらせたい！という方の参考になれば幸いです。
ビジネスパンダ
パソコンのデスクトップ・デスクの上を綺麗にする
僕の周りの仕事が早い人は例外なく、PCのデスクトップや机の上がスッキリしていたことに気付いたんです。
それに比べて僕のデスクトップは画面いっぱいを埋め尽くすフォルダの山・・・。
確かにごちゃごちゃしたデスクトップでは、必要なファイルを必要な時にすぐに見つけることができません。
また、僕の机の上は以前使ってもう見ていない資料など、色々なものが積み上げられていて、全然整理されてませんでした。
だから付箋やノートなどを使おうとした際には、地味に時間がかかっていたんですね・・・。
ちょっとした事ですがこの「探す時間」を極力省くだけで仕事は早くなると思います。
なので、しょっちゅう使うファイルやアプリケーションはタスクバーに、よく使う順に並べておきましょう。
また、ショートカットやファイルは常に多くても3列になるようにしました。
仕事の優先順位をつける
日々多くの仕事をこなす中で、あんまり深く考えず「この仕事に取り掛かろう！次はこの仕事だ！」という具合に自分は実行していたのですが、仕事が早い先輩に聞いたところ、そうではありませんでした。
偉大なる先輩曰く、仕事は下記の4つに分けられるそうです。
- 重要性があり、緊急性もある仕事
- 重要性があり、緊急性はない仕事
- 重要性はなく、緊急性のある仕事
- 重要性はなく、緊急性のない仕事
この中で仕事が早い人は、２の「重要性があり、緊急性はない仕事」を優先して取り掛かっています。
その理由としては、常に「１」の仕事に取り掛かっていると、いつまでたっても余裕のある仕事ができないからだそうです。
緊急になる前の「2の仕事」を事前にこなしておくことで、どんな場合にも余裕をもって対応できるようになります。
段取りを組む
仕事において、「１に段取り、２に段取り、３４はなくて、５に段取り」といえるくらい段取りはすごい大事！
段取りが悪いと、後からやるべき作業が漏れていたことが発覚することが多く、非常に非効率なんですよね。
なので仕事が早い人は、新たな仕事に取り掛かるときには、初めに全体像を把握し、そのゴールを決めてから、段取りを始めます。
僕はいうと、ほんんんとに段取りを組むのがとにかくすごい下手くそなので、この一か月間とにかく段取りをうまく組もうと意識しました。
ゴールを決めることによって、どのような作業が必要か項目の洗い出し、ゴールまでに必要な時間の想定が可能です。
また、作業項目を把握しておくことで、作業の順序や並行して進められる作業、他の人への依頼が必要なこともみえてきます。
自分の次の人のことを考えて行動するってすんごい大事なことだな、と段取りを組み始めて改めて気づかされました(笑)
タイムプレッシャーを与える
抱えている仕事の大きさに関わらず、一つの仕事に取り掛かっている時の集中力を高めるために仕事に使っていい時間を３０分～1時間で分けることにしました。
そしてタイマーをセットし、仕事に取り掛かります。
時間に制限を設けたことによってダラダラせずに、「この時間内で終わらせなければ！」という意識が働きいつもより集中できるようになりました。
ちょっとしたゲーム感覚で臨めるので、タイムアタック的要素もあり、楽しくなりました。
ショートカットキーを覚える
僕の周りの仕事が早い人って、あんまりマウスを使わないで、ほぼほぼキーボードで完結しているんですよね。
その秘訣をきいたところ、ほとんどの人がショートカットキーを駆使していたんです。
正直僕はバリバリマウスを使っていたのですが、少しずつショートカットキーを使うことで余計な手を動かす時間がヘリ、心なしか早くなった気がします。
しかもなんかキーボードだけで色々できている自分がちょっとカッコよく見えました(笑)
一応ショートカットはここのサイトさんのページを参考にしました
メールチェックはこまめにしない
結構外部とやり取りする関係で一時間に一回くらいメールボックスを開いて確認するのが習慣になっていた僕なのですが、
よくよく考えればそんなにメール確認する必要ある？
と思い立ち、業務の隙間時間に確認することにしました。
作業中にいちいちメールボックスを開いていたら集中力も切れるし、もし返信しようものなら作業を中断することになり、結果トータルでかかってしまう時間が増えていくことに気付いたので、
朝・昼・夕方の3つの隙間時間にメールを確認することにしました。
緊急性のあるものならチャットワークや電話で連絡が来るだろうし、きちんとメールを確認したタイミングでまとめて返信すればたいてい遅いことはないので、今は上記のタイミングで確認しています。
昼寝する
午前中にバリバリ仕事をしても、午後になると眠気やらなんやらでどうしても集中力が切れてしまうことってないですか？？
僕の場合は休憩時間に昼食を食べた後、早く仕事に終わらせたいがためにすぐにまた仕事に戻ってしまうので、実際はあんまり休憩できてませんでした。
しかし！
調べたところ実は昼寝をすることが、午後の仕事効率を改善する効果があるとかで、国も今では昼寝を推奨しているくらいなんだそうで。
NASAでも研究が行われているそうで、なんとたった15分～20分寝ることで仕事効率が34％アップ、注意力が54％アップしたという結果が出ているんです。
これはもう昼寝するしかない！！と考え休憩時間はきちんと昼寝をすることにしました。
これを実践してから確かに午後の眠気がなくなりすっきりするので効果はでかいかと思います。
今、僕の机の中は、昼寝用グッズで溢れています。
最初から完璧を求めないで6割作成を心掛ける
何か一つの仕事に取り掛かる際に、総じて仕事が遅い人は、100%のクオリティで作成しようとするために時間がかかってしまい、結局クオリティが90%になることが多いそうです。
仕事が早い人は60%～70%のクオリティのものをまず短期間でとにかく作成！
そのあと修正などを加えることで結果100%を超えるクオリティを作成できるとのこと・・・
僕は完全に前者のパターンでした。
ちなみにこの60%～70%のクオリティはいい加減なクオリティというわけではなく、成果物を確認するクライアントや上司、決裁者にちゃんと骨組みがまちがっていないか・ずれていないか確認ができるたたき台としてのクオリティです。
この60%～70%のクオリティのいいところは早めに出したことで、修正の時間が多く取れることです。
100パーセントを目指して時間をかけて作ったつもりが、相手から「全然違うよ」なんて修正をもらった時なんて、自分のショックもでかいし、修正する時間が少なかったりしますよね。それが期限日前日だったりしたら・・・
なので僕は、期限日から逆算し、「修正可能な日数＋一日」のタイミングで一度作成物を提出することにしました。
このおかげで「全然ちげーよ！！」という指摘や、もしくは別のアクシデントがあったときも柔軟に対応できるようになりました。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回上げた8つの方法である
- パソコンのデスクトップ・デスクの上を綺麗にする
- 仕事の優先順位をつける
- 段取りを組む
- ショートカットキーを覚える
- タイムプレッシャーを与える
- メールチェックは小まめにしない
- 昼寝する
- 最初から完璧を求めないで6割作成を心がける
正直、「こんなの社会人の基本だろ！」と突っ込まれそうなものもあったかと思います。
僕自身、意外とできていなかった部分も多かったので、今回上記の方法を実行したことで自分の働き方や考え方が変わったのが大きかったです。
もし、仕事が早い人になりたい！と思っている方の中で、一つでも「いいなこれ！」と思って頂けることがあれば、この覆面パンダ、感謝の極みでございます！！
覆面パンダ
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